¿Cómo se hace?
La estrategia de diálogo “Hablando Claro” requiere para su puesta en marcha, contar con una serie de pasos o elementos básicos que permitan ejecutar los diferentes momentos de la estrategia de manera óptima. Sin embargo, teniendo en cuenta las características propias de los territorios, la estrategia en sí misma es flexible y permite la inclusión de metodologías que contribuyan a dinamizar las acciones en campo.
MESAS ZONALES
Definir el alcance geográfico y grupo objetivo participante con base en el presupuesto y las directrices operativas.
Caracterizar la zona a impactar e identificar actores y temas relevantes.
Diseñar y planear la estrategia.
Aprobar por parte del líder del área de la empresa.
Elaborar cronograma.
Realizar convocatoria vía telefónica y escrita a actores estratégicos del territorio.
Gestionar y asegurar espacios de encuentro.
Involucrar actores internos.
Ejecutar el primer momento de “Mesa Zonal”.
Realizar Evaluación y Cierre
Debido a la suspensión de acciones de la estrategia de Diálogo originadas por el covid-19 durante el año 2019, se ve la necesidad de retomar el relacionamiento con el grupo de interés, comunidad y clientes, ajustando el proceso metodológico a la luz de los impactos asociados a la contingencia de salud pública, adoptando e interiorizando los protocolos de bioseguridad exigidos por el Gobierno Nacional.
Cabe resaltar, que la metodología que se venía ejecutando en Mesas Zonales incluía a toda la población interesada en participar de este espacio, pasando de vincular a la población en general a sólo invitar a los voceros representantes de la mesa zonal, esta situación se dio para lograr ejecutar adecuadamente los protocolos de bioseguridad.
Sumado a lo anterior, se realizó previamente un entrenamiento a los líderes participantes de la Estrategia de Diálogo Hablando Claro, para la recolección de solicitudes relacionadas con la prestación del servicio de energía eléctrica en cada uno de sus territorios y de esta manera poder tener una mirada global de la situación de cada lugar convocado.
HABLANDO CLARO CON EL GERENTE
Asegurar agendas de Gerente y directivos.
Gestionar y asegurar espacios de encuentro.
Citar el personal interno.
Elaborar actas producto de Mesas Zonales.
Convocar vía telefónica a voceros.
Ejecutar el momento Hablando Claro con el Gerente..
Realizar evaluación y cierre.
Debido a la suspensión de acciones de la estrategia de Diálogo originadas por el covid-19 durante el año 2019, se ve la necesidad de retomar el relacionamiento con el grupo de interés, comunidad y clientes, ajustando el proceso metodológico a la luz de los impactos asociados a la contingencia de salud pública, adoptando e interiorizando los protocolos de bioseguridad exigidos por el Gobierno Nacional.
Cabe resaltar, que la metodología que se venía ejecutando en el espacio de Hablando Claro con el Gerente vinculaba a todos los voceros de las mesas zonales, sin embargo, para el año 2021 se cambia a solo invitar 2 o 3 representantes de la mesa zonal, esta situación se dio para lograr ejecutar adecuadamente los protocolos de bioseguridad.
RENDICIÓN DE CUENTAS A VOCEROS HOY LLAMADO CHEC CUMPLE:
Establecer agendas del personal interno involucrado
Gestionar y asegurar espacios de encuentro.
Actualizar actas producto de “Mesas Zonales” de acuerdo con el avance del compromiso.
Convocar vía telefónica a voceros.
Ejecutar el momento de “Rendición de Cuentas a Voceros”
Realizar Evaluación y Cierre.
Para el año 2021, se habilitaron diferentes estrategias, a fin de dar continuidad al relacionamiento directo con los participantes de la Estrategia de Diálogo Hablando Claro (Voceros), entre ellas, el cierre responsable del proceso adelantado en el 2019, a través del momento “CHEC Cumple”, (el cual por temas que obedecieron a la pandemia ocasionada por el COVID 19, no pudo cerrarse de la manera planeada); lo que permitió retomar la estrategia de manera presencial solo con voceros de la zona de influencia CHEC, fortaleciendo los vínculos construidos año tras año. Este ejercicio se realizó paralelamente, al “Entrenamiento a voceros para la activación de las Mesas Zonales 2021”
FORMACIÓN A VOCEROS:
Diseñar y planear los temas y metodologia a desarrollar en el espacio de encuentro.
Aprobar por parte del líder del área de la empresa.
Gestionar y asegurar espacios de encuentro.
Realizar convocatoria vía telefónica a los voceros.
Ejecutar el momento de “Formación a Voceros”
Realizar Evaluación y Cierre.
Para el año 2021, se habilitaron diferentes estrategias, a fin de dar continuidad al relacionamiento directo con los participantes de la Estrategia de Diálogo Hablando Claro (Voceros), entre ellas, el cierre responsable del proceso adelantado en el 2019, a través del momento “CHEC Cumple”, (el cual por temas que obedecieron a la pandemia ocasionada por el COVID 19, no pudo cerrarse de la manera planeada); lo que permitió retomar la estrategia de manera presencial solo con voceros de la zona de influencia CHEC, fortaleciendo los vínculos construidos año tras año. Este ejercicio se realizó paralelamente, al “Entrenamiento a voceros para la activación de las Mesas Zonales 2021”
Cartografía Social
Es una herramienta de diagnóstico con comunidades, que metodológicamente facilita un diálogo fluido entre los diferentes participantes, puesto que permite un reconocimiento del espacio geográfico construido de manera participativa, dinámica y colaborativa.
Protocolo cartografía, cartografía social. Metaplan
Es una metodología cualitativa de grupo, que busca generar ideas y soluciones, desarrollar opiniones y acuerdos; o formular objetivos, recomendaciones y planes de acción. Sus instrumentos de recolección de información son las tarjetas, por el gran componente visual que aportan a la discusión.
Veeduría ciudadana
Las veedurías ciudadanas son mecanismos de participación social a través de los cuales representantes de instituciones de la sociedad civil se agrupan con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de obligaciones, compromisos, competencias y funciones de las entidades públicas
Elementos de éxito
Tras el camino recorrido desde el año 2009 con una experiencia de diálogo como “Hablando Claro” hoy sabemos que existen unos elementos de éxito sin los cuales el sentido mismo de esta apuesta de relacionamiento con las comunidades no sería posible, estos son:
